Como alterar um documento de bloco de notas em um arquivo do MS Excel




Quando você está criando documentos de planilha para acompanhar IDs de funcionários, previsão de vendas ou comparar os produtos, você pode querer preparar seus dados em outro programa e abra o arquivo resultante no Microsoft Excel. Os valores separados por vírgula, ou CSV, formato de arquivo de texto simples utiliza para representar os valores de células individuais e conteúdos de linha de dados da planilha. Com um pouco de planejamento de acordo com o formato CSV, você pode usar o bloco de notas para escrever o conteúdo de sua planilha, enquanto você estiver longe de seu computador do escritório e rapidamente transformar os resultados em um documento Excel.

Arquivo Configurar

Para construir um arquivo CSV para abrir no Microsoft Excel, você precisa decidir quantas colunas você vai usar no Microsoft Excel para as categorias de informação que você está preparando no Bloco de Notas. Sua primeira linha de células do Excel deve conter os cabeçalhos de seus dados, cada rotular o conteúdo de uma coluna individual. Para criar o texto que vai se transformar em cabeçalhos de coluna, escreva-os como a primeira linha do seu arquivo de bloco de notas, separando as etiquetas com vírgulas, e terminar a linha com a tecla Enter para criar um retorno de carro. Por exemplo, se sua planilha lista os nomes e números de identificação dos funcionários, seus cabeçalhos pode ler

Nome, nome do meio, sobrenome, número Badge.

Entrada de Dados

Uma vez que você tem certeza de quantas colunas preencher seus dados e você criou seus cabeçalhos, você pode digitar a sua linha de dados, linha a linha. Se um de seus valores de dados contém uma vírgula, você vai precisar para colocar o valor entre aspas duplas. Por exemplo, se um crachá de identificação de substituição traz uma designação especial que inclui uma vírgula, digite o valor como número do crachá, 2 e coloque a sua delimitação vírgula depois de fechar as aspas duplas. Da mesma forma, se um de seus valores usa aspas, colocar o valor entre aspas duplas e colocar uma aspa de casal extra na frente e atrás do material em aspas. Por exemplo, se um de seu nome do meio funcionários é João e ele usa o apelido de Tiny, digite o nome como

John minúscula

Etapas finais

Quando você entrou todos os seus dados no bloco de notas, salve o arquivo como um documento de texto e alterar sua extensão de arquivo para. Csv. Embora os documentos CSV consistir de texto comum, o Microsoft Excel não reconhecê-los como arquivos CSV sem a extensão de arquivo adequado. Quando você clicar na guia Arquivo do Microsoft Excel e selecione Abrir para abrir a caixa de diálogo Abrir, você pode definir o tipo de arquivo para arquivos de texto para que o documento CSV aparece na lista, em seguida, clique duas vezes no nome do arquivo para abrir em um documento novo livro. É sempre bom verificar que o Excel identifica corretamente os números e datas. Se isso acontecer, os valores aparecerá rubor em suas células do Excel. Para obter mais controle sobre a forma como o Excel interpreta e formatos de seus dados, você pode abrir o arquivo CSV com o Assistente de importação de texto. Você vai encontrar o assistente na guia Dados do Excel em fita Obter dados externos.

Considerações

Se um de seus registros não incluir um valor para um campo específico, você precisa digitar uma segunda vírgula após o que delimita o campo em frente. Por exemplo, se o seu empregado Jane Roe não tem nome do meio, seu registro vai ler

Roe, Jane

Para fazer seus campos vazios mais evidente em seu arquivo de texto, você pode representá-los com um par consecutivo de aspas duplas e segui-los com uma vírgula. Excel ignora as aspas quando se abre o arquivo CSV. Registro de Jane Roe, assim, lê

Roe, Jane

Se você acidentalmente pular um campo, seus dados não vai alinhar nas colunas adequadas no Excel. Para corrigir o problema, edite seu arquivo CSV para corrigir o campo ausente e abra-o novamente no Excel.



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