Como funciona um pedido de compra?




Uma ordem de compra é um documento juridicamente vinculativo entre um fornecedor e um comprador. Ele detalha os itens que o comprador se compromete a adquirir a um preço determinado. Ele também descreve a data de entrega e condições de pagamento para o comprador. Sistemas de aquisição de computadores ordem tornaram o processo de compra mais eficiente e permitir uma melhor de inventário e controle de pagamento.

Fins

As ordens de compra são normalmente usados quando um comprador queira comprar suprimentos ou inventário em conta. Isto significa que o fornecedor entrega ou envia os itens comprados antes do pagamento, com a ordem de compra que serve como sua proteção contra riscos. Juntamente com a proteção legal, as ordens de compra são significativos tanto na gestão de estoques e acompanhamento de pagamento. As ordens de compra ajudar os fornecedores comparar inventário ordenado a inventariar enviado e na mão de precisão. Eles também permitem que o fornecedor para controlar quando os pagamentos foram feitos em ordens específicas. Compradores realizar cópias de ordens que colocam para monitorar recepção atempada dos itens.

Submissão

A ordem de compra é preparado pelo comprador, muitas vezes através de um departamento de compras. Este processo é normalmente feito através de sistemas eletrônicos de software, o que permite um melhor acompanhamento e apresentação eletrônica de ordens para o fornecedor. A ordem de compra, ou PO, geralmente inclui um número de pedido, o que é útil na correspondência exportações com as compras, uma data de envio, endereço de cobrança, endereço de envio, e os itens do pedido, quantidade e preço. Programas de software geralmente têm campos de entrada para cada pedaço de dados críticos, o comprador simplesmente preenche os campos antes de processar e enviar a ordem.

Processamento de Pedidos

Uma vez que o comprador envia a ordem, uma compra em andamento é criado. Status do pedido continua em andamento até que os itens solicitados foram recebidos pelo armazém do comprador. Uma vez que o inventário é fisicamente recebidos, ele normalmente é digitalizado para inventário e combinados para a ordem de compra adequada. A ordem de compra é marcado como o pagamento processado ou exigir. O comprador concluir a sua responsabilidade para a compra, quando se remete pagamento. Para garantir crédito exata para o pagamento, o pagamento deve indicar o número do pedido ou número de conta da empresa.

Uso fornecedor

Fornecedores usar ordens de compra para o cumprimento da ordem e processamento de pagamentos. Após a recepção, a ordem de compra é usado para puxar estoques comprados para embalagem e transporte. Uma vez que o inventário é puxado, uma fatura é elaborado com base nas ordens de itens e preparado para o embarque. Quando os produtos são enviados, o fornecedor registra a expedição, em seu sistema de inventário. A ordem de compra está arquivado eletronicamente, com cópias em papel frequentemente apresentada, também. A ordem é marcada como cheia ou à espera de pagamento. Datas de pagamento e prazos importantes lembrete estão definidos. Isso é importante para o fornecedor para o monitoramento de bom pagamento e execução de políticas de crédito.



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