Exemplo de Ata da Reunião




As atas das reuniões não são apenas uma folha de fraude do que foi dito na reunião da semana passada do pessoal. Minutos pode ser formais documentos legais que representam a ação oficial do conselho de administração de uma empresa de administração ou da liderança de uma entidade governamental. Devido minutos são o registro oficial das actividades empresariais e governo, que paga para desenvolvê-los de forma eficaz.

Informações do cabeçalho

Minutos incluir um cabeçalho da data e local da reunião. Os registros de cabeçalho que estava presente e que tinha uma ausência justificada, e que normalmente identifica a pessoa que serviu como oficial da reunião de presidência e secretário de gravação.

Reuniões que ocorrem simultaneamente em vários lugares, por exemplo, através de atendimento videoconferência tipicamente registro com base em localização.

EXEMPLO:

Ata da Reunião de A-1 Administração da Companhia

04 de maio de 2010

Quarto Diretoria, Edifício Sede

Robert Johnson, presidente \u0026 Kyle McGregor, gravação de secretário

Presente: R. Johnson, M. Perez, J. Hatoyama, F. Michaels, S. Hawthorne, M. Smith, R. Sandborn, V. Clark

Material introdutório

Minutos geralmente começam com o tempo exato em que a presidente convocou a reunião para pedir. Na maioria dos encontros, os primeiros itens da agenda incluem apresentações, observações do presidente e aprovação da acta da reunião anterior.

Capture os principais pontos oferecidos durante as declarações do presidente do. Se os membros ofereceu quaisquer alterações à ata de reunião prévia, a gravar as mudanças com precisão.

EXEMPLO:

Mr. Johnson convocou a reunião para pedir a 2:46 pm Depois das apresentações informais, Johnson anunciou que seu gato recentemente nasceu seis gatinhos. No movimento da Sra. Hawthorne, a ata da reunião de julho foram aprovadas por unanimidade, com a ressalva de que "caminhão" a palavra no parágrafo 15 é atingida e substituída pela palavra "trator semi.

Agenda consentimento

Embora cada reunião tem uma estrutura diferente, reuniões formais, especialmente para grupos governamentais geralmente começam com uma agenda de consenso, que é pouco mais do que uma série de relatórios e declarações que não necessitam de um voto. A agenda consentimento muitas vezes inclui correspondência, relatórios dos comités e dos materiais de informação somente outro.

Anote os pontos principais de cada item discutidos durante a agenda de consentimento, identificando o assunto da conversa e os comentários principais oferecidos pelos membros durante a discussão aberta.

EXEMPLO:

Mrs. Smith lido no registro uma carta de XYZ Manufacturing Company datado 04 de novembro - A carta elogiou o profissionalismo da divisão de transporte em acelerar a entrega de produtos de alto perfil. Sr. Perez, em nome da divisão de transporte, disse que XYZ fez um excelente trabalho de fornecer instruções detalhadas de rotas.

Agenda Empresarial

A agenda de negócios é onde a ação é a parte da reunião onde os membros debate e votação em vários itens de ação.

Por minutos formais, o secretário deve transcrever o movimento real que está sendo votada e o resultado da votação real, incluindo quem votou a favor e contra a questão. Normalmente, o secretário também captura um resumo do debate, incluindo os principais pontos feitos por cada membro que falou.

Tecnicamente, não há tal coisa como um voto de se abster. Abster-se significa não votar. As pessoas que desejam registrar que eles não são nem a favor nem contra uma questão deve votar presente em seu lugar.

EXEMPLO:

Johnson abriu discussão sobre uma fatura de Widgets ABC por US $ 21,434.87 - Sra. Hatoyama disse que a factura foi aprovado pelo comitê de finanças na semana passada. Michaels disse que apoia o trabalho em curso com Widgets ABC. Hatoyama mudou-se para aprovar a factura do ABC Widgets, Inc., por US $ 21,434.87 - Ms. Sandborn destacado. Movimento realizado por 4-2, com Hatoyama, Sandborn, Michaels e Smith a favor e Perez e Clark oposição.

Materiais finais

A maioria minutos normalmente terminam com o tempo a reunião encerrada. Actas são assinadas pelo presidente e pelo secretário de gravação, embora se o secretário é um membro votante do grupo, depois da assinatura do secretário sozinho é muitas vezes suficiente.

EXEMPLO:

Johnson deu por encerrada a reunião às 07:14 pm A próxima reunião está prevista para 05 de agosto em três horas na sala da diretoria executiva.

Assinado,

Robert Johnson, presidente

Kyle McGregor, gravação de secretário



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