Quais são as funções de um departamento de compras em uma organização?




Maioria das grandes empresas e até mesmo algumas organizações governamentais têm uma compra ou departamento de compras como parte das operações diárias. Esses departamentos fornecem um serviço que é a espinha dorsal da indústria muitos, varejo, militares e outras organizações industriais. Muitas pessoas, mesmo alguns que trabalham para essas empresas, não têm conhecimento de que o departamento de compras faz, por que ele existe ou que fins a que serve. Para entender melhor o que o papel do departamento de compras é, considerar algumas funções que desempenha.

Materiais adjudicantes

Um papel do departamento de compras é obter todos os materiais necessários necessários para a produção ou operação diária da empresa ou organização governamental. Para uma empresa de fabricação, isso pode incluir matérias-primas, como ferro, aço, alumínio ou plástico, mas também pode incluir ferramentas, máquinas, caminhões de entrega, ou mesmo escritório os suprimentos necessários para os secretários e equipe de vendas. Em um ambiente de varejo, o departamento de compras torna-se sempre há produto suficiente nas prateleiras ou nos armazéns para manter os clientes satisfeitos e manter a loja bem abastecida. Com um pequeno negócio, é especialmente importante para manter o estoque fazendo pedidos em um nível razoável, investir grandes quantidades de capital em estoque em excesso pode resultar em problemas de armazenamento e de uma escassez de capital para outras despesas, como publicidade ou pesquisa e desenvolvimento. Compras também supervisiona todos os fornecedores que abastecem a empresa com os itens que ele precisa para funcionar corretamente.

Avaliando Preço

Um departamento de compras também é acusado de continuamente avaliar se ele está recebendo estes materiais ao melhor preço possível para maximizar a lucratividade. Isso pode ser um desafio para uma pequena empresa que pode comprar em menor quantidade do que um grande fornecedor e que, portanto, não pode receber o mesmo tipo de descontos em massa. Um departamento de compras de uma pequena empresa precisa para comprar ao redor para encontrar os melhores fornecedores a preços mais razoáveis para as ordens da empresa determinado tamanho. Compra de departamento pessoal pode se comunicar com fornecedores alternativos, negociar melhores preços para grandes encomendas ou investigar a possibilidade de aquisição de materiais mais baratos a partir de fontes alternativas, como parte de suas atividades diárias.

Papelada e Contabilidade

Departamentos de compras lidar com toda a papelada envolvida com a compra e entrega de suprimentos e materiais. Compras garante a entrega atempada de materiais de fornecedores, gera e rastreia pedidos de compra e trabalha ao lado do departamento de recebimento e as contas a pagar departamento para garantir que as entregas prometidas foram integralmente recebidos e estão sendo pagos em dia. Em uma pequena empresa, isso significa trabalhar em estreita colaboração com o departamento de contabilidade para assegurar que não há capital suficiente para comprar os itens comprados e que o dinheiro está fluindo sem problemas e todos os pagamentos são feitos na hora.

Policy Compliance

O departamento de compras também deve garantir que ele está cumprindo com todas as políticas da empresa. Por exemplo, em uma empresa de pequeno porte, os membros individuais da equipe podem se comunicar com o departamento de compras sobre as necessidades de aquisição de coisas, tais como material de escritório ou computadores. Antes de fazer uma compra, o departamento de compras deve garantir que ele dá ouvidos os protocolos adequados para a compra e aprovação do orçamento e deve garantir que todos os itens são adquiridos de acordo com a política de compras global da organização.

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